ZESKANOWANE I DO NISZCZARKI? TO NIE TAKIE PROSTE
Wprowadzanie elektronicznych systemów dokumentacji medycznej staje się coraz powszechniejsze. To kierunek zgodny z postępem technologicznym, a częściowo także wymagany przepisami. Coraz częściej spotykam się jednak z praktyką, która – choć pozornie niewinna – niesie ze sobą bardzo poważne ryzyko. W wielu gabinetach uznaje się, że skoro dokument został zeskanowany i zapisany w elektronicznym systemie do prowadzenia dokumentacji, oryginał można zniszczyć. Dotyczy to głównie kart pacjenta, oświadczeń, zgód na zabieg – wszystkiego, co zostało wcześniej własnoręcznie podpisane przez pacjenta na papierze.
Systemy elektroniczne są wygodne, pozwalają zachować porządek i oszczędzają miejsce. Jednak dokumentacja medyczna to nie tylko zapisane w niej dane – to również nośnik dowodu. A ten, by zachować swoją moc prawną, musi być wytworzony i przechowywany w ściśle określony sposób. W razie sporu, to właśnie oryginalna zgoda, karta czy oświadczenie pacjenta, może przesądzić o tym, czy działanie medyka było zgodne z wolą pacjenta, a co za tym idzie – legalne.
Nie każdy skan to dokument
Prawo dopuszcza digitalizację dokumentacji medycznej, ale stawia przy tym konkretne wymagania. Skuteczne przekształcenie dokumentu papierowego w elektroniczny nie polega na samym zeskanowaniu. Potrzebna jest digitalizacja dokonana przez osobę do tego upoważnioną i – co równie ważne – opatrzenie pliku podpisem elektronicznym tej osoby. Dopiero wtedy, dokument zyskać może moc równoważną oryginałowi.
Pacjent ma prawo do oryginału
Nawet jeśli przeprowadzimy digitalizację zgodnie z przepisami, to nie oznacza jeszcze, że możemy się rozstać z dokumentem papierowym. Przepisy ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia mówią jasno: pacjent musi zostać poinformowany o digitalizacji jego dokumentacji, a także o tym, że ma rok na to, by odebrać oryginał. Dopiero po upływie tego terminu – i przy braku reakcji pacjenta – dokument można bezpiecznie zniszczyć.
A jeśli zniszczymy za wcześnie?
Jeśli oryginał dokumentu zostanie zniszczony bez przeprowadzenia poprawnej digitalizacji i bez poinformowania pacjenta, może się okazać, że w sytuacji sporu z pacjentem nie dysponujemy wystarczająco wiarygodnym dowodem legalności naszego postępowania. Może to w prostej drodze prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, zawodowej, a nawet karnej.
Na zakończenie
Całkowicie rozumiem potrzebę upraszczania procedur i oszczędzania miejsca w szafach pełnych segregatorów. Ale prawidłowo przechowywana dokumentacja medyczna to nie tylko obciążenie – to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa podmiotu leczniczego i jego personelu. Warto mieć to na uwadze tym bardziej, że coraz to doskonalsze rozwiązania techniczne już zastępują, a w niedalekiej przyszłości tak czy inaczej wyprą praktykę zbierania podpisów na kartce.
NEWSLETTER
SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ
ul. Śląska 31/9, 70-434 Szczecin
NIP 5992938780 REGON 362332285
Nr rachunku: 13 2490 0005 0000 4500 8303 1756 Alior Bank